1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Lexvox GbR
Zweifaller Str. 80
52222 Stolberg (Rheinl.)
E-Mail: info@lexvox.de
Telefon: +49 176 30439494

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Daten werden nur dann verarbeitet, wenn dies erforderlich ist:

• zur Bereitstellung unserer KI-Kommunikationssysteme (Voice, Mail, Chat)

• zur Erfüllung vertraglicher Pflichten

• zur Sicherheit und Verbesserung unserer Systeme

• zur Kommunikation mit Kunden

3. Erhobene Daten im Rahmen unserer Produkte

3.1 Lexvox Voice

Bei der Nutzung von Lexvox Voice werden verarbeitet:

• Anrufdaten (Rufnummer, Zeit, Dauer)

• Gesprächsinhalte (zur Protokollierung und Weiterleitung)

• technische Verbindungsdaten

• Routing- und Weiterleitungsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Telefonfunktion, zur Dokumentation und zur Weiterleitung an die Kanzlei.

3.2 Lexvox Mail

Es werden verarbeitet:

• Absender, Empfänger

• Betreff und Inhalt der E-Mails

• Anhänge

• Metadaten (Zeitpunkt, Ordnerzuordnung)

• automatisierte Kategorisierung und Priorisierung

3.3 Lexvox Chat

Verarbeitet werden:

• eingegebene Chat-Nachrichten

• Kontakt- und Termindaten

• technische Nutzungsdaten (Gerät, Zeit, Browser)

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Systemstabilität, Sicherheit, Optimierung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. optional bei Chat-Funktionen)

5. Auftragsverarbeitung (AVV)

Da Lexvox im Auftrag des Kunden Kommunikationsdaten verarbeitet, schließen wir mit jeder Kanzlei eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

Diese regelt:

• Art und Zweck der Datenverarbeitung

• technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• Umgang mit Unterauftragsverarbeitern

• Löschfristen & Sicherheitsmaßnahmen

6. Speicherung und Löschung

• Protokolle, E-Mails und Chatverläufe werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist.

• Einträge können auf Wunsch des Kunden jederzeit gelöscht werden.

• Technische Logs werden nach maximal 90 Tagen automatisch gelöscht.

• Backups unterliegen den gesetzlichen Fristen und werden regelmäßig überschrieben.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• an ausdrücklich autorisierte Mitarbeiter der Kanzlei

• an notwendige technische Dienstleister (z. B. Serverhosting)

• wenn gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. gerichtliche Anordnungen)

Eine Weitergabe an Drittstaaten findet nicht statt.

8. Hosting & Serverstandorte

Alle Systeme von Lexvox werden auf Servern in Deutschland betrieben.
Es findet keine Speicherung auf Servern außerhalb der EU statt.

9. Datensicherheit

Wir nutzen moderne technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung

• Zwei-Faktor-Authentifizierung

• verschlüsselte Speicherung sensibler Daten

• rollenbasierte Zugriffskontrollen

• regelmäßige Sicherheitsupdates

• Monitoring & Intrusion-Detection-Systeme

10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht:

• auf Auskunft über gespeicherte Daten

• auf Berichtigung unrichtiger Daten

• auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

• auf Einschränkung der Verarbeitung

• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

• auf Datenübertragbarkeit

Anfragen richten Sie an: datenschutz@lexvox.de

11. Cookies und Tracking

Wenn unsere Website besucht wird, können Cookies genutzt werden.
Diese dienen ausschließlich technischen Zwecken oder zur Verbesserung der Website.
12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Lexvox behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.